Non importa se preferite usare whatsapp, messenger o altri metodi di comunicazione…l’email non è morta e probabilmente chiunque di noi ogni giorno riceve decine e decine di comunicazioni attraverso la propria email aziendale. Io stesso ricevo circa 40 email al giorno e ne rispondo a circa una decina al giorno se mi è possibile. Il tempo da dedicare alla scrittura di una mail varia molto a seconda di cosa si deve scrivere e a chi si deve inviare: email di lavoro importanti richiedono attenzione e gestione non da poco, email meno importanti richiedono pochi minuti.

Gestione Email per Freelance: quando rispondere?

Gestione Email per Freelance: quando rispondere?

Nel corso della mia carriera ho sempre sentito le voci più disparate a questo proposito, ci sono quelli che suggeriranno sempre di “rispondere alla mattina e poi basta”, quelli del “rispondi subito”, quelli del “rispondo solo al giovedì”, quelli del “chiamo e non rispondo alla mail” e via così…ognuno insomma adatta la gestione delle email alla sua volontà e comodità. Ma siamo sicuri che non esiste un modo corretto per smaltire il carico di email?

Metodo 1 – Rispondere a Tutto Subito

Devo ammettere che ha i suoi pregi se ci si riesce a stare dietro. Il più delle volte però risulta impossibile per una persona sola. La prima cosa da fare è capire la quantità giornaliera di email da smaltire e trovare il collo di bottiglia nella nostra gestione: client email scadente (molti usano solo email da browser), lentezza nello scrivere correttamente, lentezza nel gestire una trattativa via mail ecc ecc.

Ad esempio inizialmente usavo il solito Thunderbird e non mi rendevo conto di quanto fossi rallentato dalla sua logica di funzionamento. Ora utilizzo Mailbird e ho visto svuotare la fila di email in maniera impressionante, nonostante il programma faccia le stesse cose (ma con modalità differenti e più orientato a chi deve smistare molte email e cerca continuamente l’agognato “empty mailbox”).

Molti direbbero che non conviene rispondere subito alle email…in realtà, diciamocelo, viviamo in un mondo che non guarda in faccia a nessuno e stiamo parlando di lavoro, arrivare prima conta. Spesso i clienti richiedono vari preventivi e contattano molte persone, è importante arrivare prima di tutti e iniziare le trattative…poi si rischia di rimanere fuori.

Se invece vi sembra che utilizzando questo metodo risultate sempre distratti durante i lavori, zittite le email nelle fasce temporali più dedicate al lavoro..ma soprattutto, trovate un modo mentale per far coesistere le email in arrivo con il resto del lavoro. Una buona soluzione in questo caso è diminuire drasticamente le email non lavorative: annunci, novità, spam e quant’altro vanno ridotti o eliminati del tutto. In realtà il nostro problema non sono le email in arrivo ma i continui avvisi di email non lavorative che distraggono.

Metodo 2 – Rispondere in Determinate Finestre di Tempo o Giorni

Penso sia tra i metodi più utilizzati tra i freelance che articolano in maniera dettagliata la routine lavorativa. In questo metodo viene decisa una finestra temporale in cui smaltire la lista email, senza comprendere però che il mondo non segue questa finestra e che, nonostante possa sembrare gestibile e appagante da un punto di vista amministrativo, si sta in realtà prendendo una strada sbagliata a mio parere. Ho utilizzato questo metodo per un po’ di tempo ma non rientrava assolutamente nella mia gestione del business. Non si può dare un ritmo a qualcosa come le email di lavoro e come si dice sempre, se non puoi sconfiggerlo, alleati.

Prima di tutto dovrete aspettare per rispondere e questo vi farà perdere potere contrattuale se arrivate tardi rispetto ad altri. In secondo luogo, anche se risponderete quando la routine lo permette, avrete già letto la mail molto prima e il suo contenuto vagherà nella testa fino all’invio della risposta. Per quanto in molte email questo non sia un problema, in alcune lo è perchè spesso si richiede una soluzione a qualcosa…finchè questa soluzione non viene data potreste continuamente essere distratti da quello.

In ultima analisi, rispondere in determinate finestre di tempo o giorni finirà per togliere una grande capacità dei freelance: l’adattabilità. Personalmente gestisco decine di clienti alla volta, oltre ai miei progetti personali e se dovessi far adattare i miei clienti alla mia gestione delle email, finirei per trovarmi sommerso di email in quei 30 minuti – 1 ora in cui mi dedico alle risposte. Trovo molto più semplice adattarmi ai tempi e modalità dei clienti che rispettare una tempistica personale.

Le email occupano una buona parte del tempo dedicato al lavoro.

Le email occupano una buona parte del tempo dedicato al lavoro.

Conclusioni

Personalmente utilizzo con grande soddisfazione il metodo 1, rispondere subito a tutte le email. Negli anni ho appreso grande adattabilità e ho risposte standard (dovute all’esperienza) che mi permettono di diminuire il tempo di risposta. Oltre a questo ho scoperto l’importanza di strumenti per la gestione email, che fanno veramente la differenza nello smaltire il carico. Per dirla tutta, mi permetto di lavorare in parallelo attraverso strumenti e capacità..spesso inizio la risposta mentre lavoro e faccio entrambe le cose, a volte sfrutto i tempi morti dovuti ad upload e moltissime volte trasformo la mail ricevuta in task da fare, smaltendo la lista in maniera veloce.

Ho visto anche molte aziende gestire le email con label e quant’altro, per poi ritrovarsi ancora più in difficoltà di prima. La semplicità è la chiave anche qui, scrivete nero su bianco la vostra situazione email e verificate punti di forza e di debolezza, tempistiche e priorità del mezzo di comunicazione.

A questo proposito, una cosa essenziale da capire (almeno per noi freelance) è che spesso il tempo che perdiamo è dovuto al modo di scrivere che hanno gli altri, non in linea con il nostro lavoro e tempistiche. Nel tempo, se possibile, insegnate ai clienti a scrivere in maniera dettagliata le richieste senza divagare, mostrate orgogliosi le liste per i task, l’utilizzo del grassetto per sottolineare concetti o azioni da fare e via così…cambierà la vita.

E voi freelance che metodo usate per smaltire le email giornaliere?

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Andrea Vigato

Author Andrea Vigato

freelance | creazione siti web | consulenza aziendale

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