Con questo articolo voglio spiegare alcuni consigli per un timetracking efficace per freelance. Lavorando come libero professionista ricevo molti preventivi che vanno quantificati velocemente secondo vari fattori, tra i quali il più importante è il tempo impiegato.
“Il tempo è denaro” non è mai stato così vero. Lavoro da più di 5 anni in remoto e seguo alcuni validi metodi per aumentare la qualità e la comprensione del tempo nel lavoro. Cerco di raccogliere sempre più dati e informazioni possibili riguardo il tempo nei progetti e nel business personale (risposta alle email, scrittura preventivi, spostamenti ecc) per poterli confrontare e analizzare, non è una singola azione ma una quotidianità.
TIMETRACKING APP – TOGGL
Toggl è una app di timetracking gratuita (ha anche un piano a pagamento), flessibile, utilizzabile su qualsiasi dispositivo, sincronizzata e ben sviluppata. Potrete registrarvi e utilizzare gratuitamente Toggl. Potrebbe sembrare difficile iniziare ad utilizzarlo ma, in poco tempo, avrete sotto controllo qualsiasi tempistica per monitorarla con una personalizzazione di alto livello (TAG – CLIENTI – PROGETTO – ENTRY).
Toggl Timetracking
I dati rimangono nel tempo e potranno essere esportati quando necessario. Ad esempio, io 2 volte l’anno analizzo la durata dei progetti, il tempo speso nella gestione personale, il guadagno orario e molto altro semplicemente esportando in excel. E’ utilizzabile da desktop, mobile, tablet e qualsiasi dispositivo che accede ad internet.
AVERE UN CONFRONTO CONTINUO CON I DATI
Sapere che impiego 1 ora per fare qualcosa non serve a nulla se non posso confrontarlo con altri dati o con un obiettivo preciso. Tutti i dati raccolti vanno possibilmente segmentati e confrontati con qualcosa, per esempio: potrei inizialmente voler capire quanto tempo impiego a creare un certo sito web e poi voler diminuire la durata di almeno la metà (andando ad analizzare le singole fasi durante lo sviluppo), oppure voler calcolare correttamente (e continuamente) il guadagno orario in relazione al tempo speso.
Tralasciando gli obiettivi che ogni freelance deve avere per capire tempo/guadagno, il mio consiglio è di dare la priorità a capire quanto l’idea del tempo da impiegare si discosta dalla realtà del tempo impiegato, per ottenere un meccanismo mentale efficiente. Il resto delle analisi può essere effettuata in determinati momenti e periodi (rapporto mensile, semestrale o annuale) ma avere un confronto diretto, veloce e “scientifico” è sicuramente di aiuto ogni giorno.
In cosa consiste? Prima di iniziare un progetto pensate a quanto tempo ci vorrà per completarlo e scrivetelo da qualche parte. Per tutto il progetto registrate i valori ogni volta categorizzando i dati (su Toggl ad esempio, oppure su un semplice foglio Excel) e alla fine fate le somme confrontando con il vostro dato iniziale. Alla lunga questo meccanismo vi farà vedere di quanto tempo si tende a sbagliare nel quantificare un lavoro, migliorando sempre di più grazie a dati oggettivi confrontati con dati soggettivi.
Vuoi guadagnare più soldi o avere più tempo?
IL NATURALE CONFRONTO CON I SOLDI
Ovviamente la vera motivazione nel comprendere il tempo speso per ogni lavoro serve a capire se il tempo investito vale il guadagno finale. Se continuo a perdere tempo sulla manutenzione di un sito e non vedo che sto lavorando in perdita, è ora di farsi qualche domanda e comprendere come migliorare la situazione. Non sempre la soluzione è “devo chiedere più soldi”, per mia esperienza spesso la risposta giusta è “devo impiegarci meno”, senza voler diminuire la qualità del servizio. Migliorando il tempo che perdete, potreste guadagnare di più rispetto alla richiesta di un aumento diretta al cliente.
CONCLUSIONI
Questi sono alcuni consigli che uso quotidianamente per gestire il mio lavoro. Sono possibilità gratuite e semplici da usare ma che migliorano di molto un fattore chiave per i freelance, le tempistiche e il timetracking.
